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キャパオーバーにならない仕事術!仕事の受け方と断り方

仕事量が自分のこなせる範疇を超えていることをキャパオーバーと言います。

時間的や能力的に、どう考えても難しいことが明らかなのに、仕事を引き受けてしまうことはありませんか?

YESマンになりすぎて、結局相手に迷惑をかけることのないよう、仕事を受ける量は上手くコントロールしていきたいですよね。

ここでは、キャパオーバーかどうかの判断方法、相手が不快にならない断り方、頑張ってしまう人のための自分のキャパの広げ方を紹介します。

キャパオーバーを無視する弊害

キャパオーバーを無視して、仕事を引き受け続けると、さまざまなデメリットが発生してきます。

親切心や協力の姿勢を見せたい、断り切れないなど、引き受けてしまう背景には色々な心理が隠れているものです。

仕事を抱えがちで、いつも仕事に追われているなと感じる人は、まず、起こり得るデメリットから確認していきましょう。

ストレスの増大

もし、キャパオーバーかもしれないと感じていながら、断れずに引き受けてしまうなら精神的にも肉体的にもストレスに繋がってしまうことは明らかですよね。

息つく暇もなく、仕事に取り組むようになるうえに、自分に仕事を頼んでくる同僚や上司に対していらだちを覚えてしまうかもしれません。

キャパオーバーと気付いていなくても、時間的に余裕がなくなるほどに約束の期限に追われて苦しくなってしまう状況は避けられないでしょう。

仕事の質が下がる

キャパオーバーとは、すでにやるべき仕事が詰まりに詰まっているということ。

仕事のクオリティよりも時間のほうが気になると、雑に完了させてしまいがち。

また、気になる他の仕事のこともチラチラ頭に浮かぶようになり集中力を阻害します。

期限内に終わらせることを優先すると、仕事のクオリティを保つことは難しくなるでしょう。

信用性を失う

キャパオーバーの状況で仕事を引き受けてしまうと、約束の期限に完了できないことも。

そうなると、任せた相手の助けになるどころか、スケジュールの再調整などが必要になり、進捗を滞らせてしまうことになるでしょう。

信頼して任せてもらったのに期待に応えられないということになります。

引き受けた仕事を期限内にできないのは、時間やスケジュール管理ができていないと評価されるかもしれません。

しかも、キャパオーバーで受けた仕事は、ミスが頻発する確率が高くなります。

雑な仕上がりは、相手をがっかりさせるだけでなく、修正するための時間を相手に取らせてしまうのです。

「受けるか、断るか」上手に判断する仕事術

断ることが苦手な人は、仕事の依頼を受けたとき、即断で「はい」と言ってしまっていませんか?

まずは、依頼の内容をひと通り聞いて、スケジュール確認をする時間をもらってください。

自分の仕事の流れに合わせて検討させてもらうのが、結果的に双方にとっての得策なのです。

「受ける、受けない」の判断について、以下の視点を材料にしてみてください。

本来の自分の仕事に影響はないか

まず、自分のメインの仕事の状況を見極めます。

その仕事に関しては手を抜くことのないよう、十分な時間確保が必要です。

その上で、依頼の内容と期限に対して、自分が達成できるのかを判断しましょう。

自分にしかできないことか

キャパオーバーになる人は、よく頼まれごとをされるものです。

頼みやすいこともありますが、信頼と期待の証ということも多いものです。

期待に応えたい!という気持ちがあっても、キャパオーバーになりそうならば冷静になりましょう。

自分にしかできないような依頼かという点が見極めポイント。

他の人のほうが得意そうな依頼や、誰でもできそうな依頼ならほかの人に頼むようにお願いしましょう。

キャパオーバーだと思ったときの上手な断り方

依頼を断ることが必要と判断したなら、相手を不快にさせない断り方をしましょう。

きちんと状況を伝えれば、相手の理解は得られるはずです。

お礼と謝罪を伝える

依頼を受けることは、ビジネスパーソンとして嬉しいことでもあります。

まずは、仕事を頼んでくれたことに対するお礼を伝えます。

そして、現状では引き受けるのが難しいことを伝えましょう。

指示や期待に応えられないのですから、きちんと謝罪することも大切です。

変わりの手段を提示

依頼を断るときは、依頼内容を変更できれば引き受けられるかどうかも検討しておきましょう。

きっぱり「無理です!」というよりも、意欲や協力の姿勢を受け取ってもらえるでしょう。

時期の変更

今抱えている仕事が、ひと段落する日程に合わせて提案するのも一策。

相手の予定にもよりますが、依頼の期限をずらせるなら、引き受けられる可能性は高くなるでしょう。

範囲の変更

依頼内容の全部を引き受けることは難しくても、部分的になら可能かを考えてみましょう。

状況を説明した上で、「この部分なら○日までに仕上げられますが…」という返答をしてみましょう。

それだけでも、相手の助けになるケースは、意外に多いものです。

自分のキャパを広げるための仕事術

キャパオーバーにならないよう少しづつでも自分のキャパを上げたいですよね。

キャパを上げるためのキーポイントを紹介します。

仕事内容と時間を徹底管理

まずは、自分の仕事の所要時間を把握することが大切です。

クオリティを保ちつつ仕事を進めるには、期限と照らし合わせて、優先順位を立てていくのが得策。

自分の仕事の量や数をきちんと把握し日割りで計画します。

ランダムに仕事に取り組むと、仕事が増えたときに混乱するばかり。

スケジュールを一目見て状況が分かれば、キャパオーバーが防げるだけでなく、だんだん効率化も図れるようになるでしょう。

自分のキャパを知り、「少しだけ背伸び」の継続

前提として、頼まれた仕事をなんでも引き受けることは無しにしましょう。

自分の本来の仕事のクオリティをあげ、さらにスピードを上げることが先決。

これは、自分がその組織に属する価値も高める大切なことで、組織にとっても有益なのです。

集中して行うと、有効な工夫や改善もでき、熟練度も向上するでしょう。

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