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源泉徴収票の発行はどんな時。もし無くしたら再発行できる?

年末に渡される源泉徴収票を適当に扱ったりしていませんか?源泉徴収票はとても大事なものです。給与を支給されていれば発行されるはずです。でももし無くしてしまったら?源泉徴収票の発行・再発行についてご紹介します。

源泉徴収票発行の意味

毎年発行される源泉徴収票ですが、そもそも源泉徴収票とはどういったものなのかご存知でしょうか?源泉徴収票とは何かをひとことで表すと、あなたの年末調整の申告・計算結果です。会社から発行されたらきちんと内容を確認するようにしましょう。

源泉徴収票にかかれていること

源泉徴収票には、あなたに対して1年間に支払われた給与額や控除された税額・保険料額などを記載されています。会社は、給与の金額や、天引きした社会保険料、各社員から提供された扶養控除や生命保険料控除などの情報をもとに年間の所得税を計算して、源泉徴収票の紙にまとめます。
源泉徴収票が発行されることであなたは年収を確認できます。また、ほかに所得がある場合や医療費控除などを受けるために確定申告する際に源泉徴収票を使用します。

源泉徴収票発行の時期

源泉徴収票の発行は、通常12月の年末調整を行った後となります。
年末調整は一年間の給料やボーナス額を合算して計算するので、年収が確定しないと源泉徴収票を発行することができません。結果、その年最後の月である12月の給与明細を渡すと同時に、源泉徴収票を発行する会社がほとんどとなっています。

源泉徴収票は、給与が支払われたすべての従業員ごとに作成・交付されます。そして、対象となる一部の従業員の源泉徴収票について、年末調整の対象となった年の翌年1月31日まで税務署に提出することとなっています。

源泉徴収票発行の時期 年末以外

源泉徴収票は年末以外に発行される場合もあります。それは従業員が退職することになった場合です。退職後1ヶ月以内に退職手当額や源泉所得税額を記載した所得の源泉徴収票を発行しなければいけません。

源泉徴収票発行の義務

源泉徴収票の発行は、「給与」を支給していれば会社の義務となります。「給与」以外の「報酬」であれば、源泉徴収票に発行ではなく、「支払調書」の発行が義務となります。
会社に源泉徴収票の発行義務が生じるケースとしては、「給与支給がある」「社会保険料徴収がある」の二つになります。

源泉徴収票発行の義務「給与支給」

給与支給があった場合は必ず発行義務が生じます。この場合の「給与」には、現物支給や副賞金といった金額が支給された場合も該当します。
年末に退職したとしても、在職中の副賞金として翌年に支払いが発生すれば、会社は翌年分の源泉徴収票を発行しなければならないことになっています。

年の途中で退職した場合でももちろん発行義務は生じます。その会社で年末調整を行わなくても、再就職先の会社で行う必要があったり、個人で確定申告をする際に必要になりますので、源泉徴収票の発行は必須です。

源泉徴収票発行の義務「社会保険料徴収」

会社を通じて控除されている厚生年金や、健康保険等の社会保険料の徴収がある場合にも、源泉徴収票の発行義務が生じます。
その年にいくら社会保険料を払ったのかということは年末調整には必要な情報であり、源泉徴収票はその金額を証明するものです。休職期間中、会社から支払われる給与がなかったとしても、厚生年金や健康保険といった社会保険料の負担額は会社負担・本人負担ともに、就業中と変わりません。ですから例え給与が1円もなかったとしても、会社は源泉徴収票を発行しなくてはなりません。
あなたが休職中の場合でも忘れずに源泉徴収票を受け取りましょう。

源泉徴収票発行の義務 雇用形態に関係なし

源泉徴収票の発行義務が発生する給与の金額については、「〇〇円以下なら発行しなくてもよい」というようなことは決してありません。極端な話、給与額が1円だとしても、源泉徴収票の発行は義務付けられています。

源泉徴収票の発行は、雇用形態(正社員か、契約社員か、パート・バイトか等)にも関係ありません。「バイトだから源泉徴収票は出ない」、「シフトにあまり入っていないから源泉徴収票は出さない」ということはありません。
契約社員でなく、日雇い派遣や短期バイトといった雇用形態の場合でも、源泉徴収票の発行は義務付けられています。派遣の場合は、派遣先からの発行ではなく、派遣登録をしている人材派遣会社から、源泉徴収票を受け取ることになります。

源泉徴収票が発行されない

何らかの形でお金をもらっていても源泉徴収票の発行がされない時があります。源泉徴収票の発行がされない理由としては次の二つが考えられます。

  •  もらっていたお金が「給料」扱いではない
  •  請負業務・外注費として扱われている

源泉徴収票が発行されない場合について次に詳しく説明しましょう。

源泉徴収票が発行されない 「給料」ではない

源泉徴収票が発行されない理由のひとつとして考えられるのは、もらっていたお金がそもそも「給料扱いされていない」ということです。完全歩合制で働く保険や不動産の営業の場合、もらうお金は給与ではなく事業所得となります。完全歩合制の契約であれば、契約が取れなければもらえるお金も0円です。この場合給料扱いはできないことになっています。

源泉徴収票が発行されない 請負業務・外注費

源泉徴収票が発行されない理由の二つ目として考えられるのは、完全歩合制ではなくても、給与の支払者側で請負業務として扱っている場合です。本人は給料として受け取っているつもりでも、支払い側は給料ではなく「外注費」として払っている、というケースもあります。この場合、源泉徴収票は発行されません。代わりに『支払調書』というものになりますが、これは源泉徴収票と違って必須ではありません。

源泉徴収票が発行されないと困る理由

源泉徴収票が発行され受け取っても、ちゃんと見ずに引き出しの隅に追いやる人もいるかもしれませんが、確かに源泉徴収票は、転職など生活に変化がないと、必要性を感じるないものです。そのため、あまり重要だと思われていないかもしれません。しかし、上述しているように、源泉徴収票に記載されているのは、あなたの所得と所得税の納税に関する記録です。もしも、この2つに関わる書類を提出しなければならないときには、必要になってきます。

源泉徴収票が必要となってくるのは確定申告です。あなたが会社員の場合は通常は会社が代わりに納税してくれるので、あなた自身で申告する機会はそうありません。しかし、ある程度以上の副業の収入があったり、多額の医療費を支払ったりした場合には、その分の納税や控除での還付を受ける必要が出てきます。納税や還付金を受け取るためには確定申告が必要で、そのときに会社からの所得や納税の内容が記載された源泉徴収票を申告書に添付して税務署に提出しなければなりません。

また、住宅ローンの審査や、所得制限のある児童手当の申請ときにも源泉徴収票の提出を求められます。住宅ローンや児童手当の申請には、所得や納税している金額が重要視されるからです。住宅を購入するだけでなく、賃貸マンションに申し込みをするときにも、借主が家賃を滞納しないか確かめる手段として、所得がわかる源泉徴収票の提出を求められることがあります。このように結構出番が多い書類なので、源泉徴収票が発行され受け取ったら大切に保管しておきましょう。

源泉徴収票を発行しないと

もしあなたの会社が源泉徴収票を発行していないとしたらちょっと問題です。なぜなら、「給与」を支給していれば源泉徴収票の発行は会社の義務だからです。もしも発行してないとどうなるでしょうか。

源泉徴収票を発行しないと税務署から連絡

「給与」を支給している会社側が、年末調整や確定申告で必要となる源泉徴収票を発行しない場合、税務署から連絡がきます。源泉徴収票を発行しない理由を答えない場合には、変な疑いをかけられ、捜査される可能性も出てきます。「何も怪しいことはありません」と、正々堂々とするためにも源泉徴収票の発行は重要です。

源泉徴収票を発行しないと罰則あり

税務署からの連絡が入ったにも関わらず、源泉徴収票を発行しない場合は所得税法226条により罰せられる可能性もあります。会社によっては税務署の命令に従わないケースもあります。それが悪質なものになると「所得税法226条」によって罰せられます。懲役や罰金などに科せられる場合もあるのです。もしあなたが会社から源泉徴収票を発行してもらえないとしたら、会社は何か悪いことをしているかもしれませんよ。

源泉徴収票をなくしたら

ちゃんと源泉徴収票を発行してもらったのに、もしもなくしてしまったらどうなるでしょうか?心配しなくても大丈夫です。職場に依頼すれば、再発行してもらえます。転職して会社が変わっている人も、以前の会社の経理担当に依頼すれば再発行してもらえます。ただ、経理の人も忙しいでしょうから、出来るだけなくさないよう大切に保管しましょう。

法律上、給与関係書類の最低保管期間は3年間なので、過去3年であればさかのぼって発行してもらえます。もし勤務先が倒産してしまった等のやむを得ない事情で再発行が難しい場合は、確定申告で「源泉徴収票不交付の届出書」という書類を税務署に提出すれば大丈夫です。

退職時の源泉徴収票発行について

源泉徴収票の発行は年末だけでなく、あなたが会社を辞めるときにも発行されます。
会社を辞めるときには、雇用保険被保険者証や年金手帳、離職票など受け取る書類がいくつかあります。源泉徴収票も忘れずに必ず受け取るようにしてください。
退職時の源泉徴収票は退職日にもらえるか、おそくとも退職後1か月以内に発行されます。

退職時に源泉徴収票を発行してもらう理由は、転職した場合、その年の所得税額を正しく計算するために、前職から受け取った源泉徴収票を転職先へ提出する必要があるからです。
転職先で年末調整を行ってもらう場合に必要になります。

前職でもらっていた給与を転職先に知られたくない場合など、源泉徴収票を提出したくないという人は、個人で確定申告を行う必要があります。源泉徴収票を転職先へ提出しないこと自体に、法的な問題はありませんが、転職先での印象も良くないので、余程の理由がない限り、源泉徴収票を提出することをおすすめします。

所得税法により、企業は退職後1ヶ月以内に源泉徴収票を発行しなければならないと定められています。円満に退職できなかった場合など、源泉徴収票を発行してもらえないときは、労働基準監督署や税務署に相談してみましょう。

源泉徴収票発行のまとめ

年末に会社から発行される源泉徴収票はとても大切な書類ということを理解していただけたでしょうか?転職せず長年同じ会社に勤めている人は、毎年もらっている源泉徴収票の内容をよく理解せず、すぐに捨ててしまってるなんてこともあるかもしれませんね。源泉徴収票はあなたに支払われた金額やその他のとても重要な情報が満載ですから、もらったら必ず確認して大切に保管してください。

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