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年末調整の書類にシャチハタは使える?知っておくべき印鑑の違いについて

年末調整の書類を作成する際に、押印しなければならない場所があります。

その時、どのような判子を使って押印すべきか悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

特にシャチハタを使うことに問題はないのでしょうか。

ここでは、年末調整の書類を作成する際に使うべき判子や、それぞれの判子の違いについて説明します。

この機会にシャチハタが使える場合や、実印や銀行印の意味などについて知っておきましょう。

参考年末調整をする理由とは?知っておいて損はないその理由と流れについて

年末調整にも使いたいシャチハタとは?

シャチハタとは、印面がゴムでできていて本体部分に充填されているインクがそのゴムから浸透するため、朱肉がなくても押印することができる判子をいいます。多くの会社から似た商品が作られていますが、代表的なメーカーの名前からシャチハタと呼ばれます。
シャチハタは朱肉が不要で、連続して使っても問題ないことから様々な場面で多用されていますが、印面がゴムでできているため破損しやすく、また印影が変形しやすいデメリットがあります。

年末調整でシャチハタは使えるのか

シャチハタのデメリットのため、その使用方法には制限があります。実印として登録することはできず、公的な書類にもほとんど用いることはできません。
例えば、年末調整と同じく個人の税金計算を行う確定申告は、税務署に確定申告書を提出しますが、その申告書に用いる判子はシャチハタ以外とされています。
それでは年末調整の書類にシャチハタを使うことはできるのでしょうか。実は、年末調整にシャチハタを使うことができます。年末調整の書類は会社で保管され、確定申告書のように税務署に提出されることはありません。そのため、シャチハタを使うのも問題ないのです。

年末調整で使えるシャチハタ以外の判子 ①実印

シャチハタ以外の判子も年末調整に使うことができます。そのような判子の一つが実印です。
実印とは、市町村役場で印鑑登録した判子をいいます。印鑑登録すると、役場で印鑑証明書を取得することができ、その印鑑が本人のものであることを証明してもらえます。そのため、様々な契約・手続きに必要とされます。
年末調整の書類に実印で押印することもできます。もちろん、本来は実印を使うほど重要性が高くありませんし、印鑑証明書を提出する必要もありません。

年末調整で使えるシャチハタ以外の判子 ②銀行印

銀行印とは、金融機関で口座を開設する際に届け出た判子をいいます。銀行印で年末調整の書類に押印することもできます。
ただし、銀行印は通帳と一緒に持っていればキャッシュカードがなくても口座からお金を引き出すことができる大事な判子ですから、年末調整のために使わない方が賢明かもしれません。

年末調整で使えるシャチハタ以外の判子 ③認印

認印とは、実印でも銀行印でもない判子のことをいいます。シャチハタも認印の一種ですが、シャチハタに限らず実印・銀行印以外の判子はすべて認印となります。
認印を年末調整に使うことも認められます。

年末調整でシャチハタを押す場所は

年末調整の書類で押印が必要なのは次の4箇所です。

①給与所得者の扶養控除等(異動)申告書の「あなたの氏名」欄
②給与所得者の配偶者控除等申告書の「あなたの氏名」欄
③給与所得者の保険料控除申告書の「あなたの氏名」欄
④給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書の「あなたの氏名」欄

いずれも、年末調整を受ける本人の氏名を記載する欄に押印が必要です。扶養家族や配偶者などの情報を記載する欄がありますが、本人以外の押印は必要ありません。

年末調整でシャチハタを押し忘れたら?

年末調整の書類に押印を忘れてしまった場合、どうしたらいいのでしょうか。
年末調整を終えると、会社は源泉徴収票や給与支払報告書を税務署や市町村に提出します。ただ、年末調整で使った申告書や証明書は、年末調整が終わった後もそのまま会社に保管されます。もし、年末調整を受けた人が押印していないことに気づいた場合は、会社の担当者に報告して押印するようにしましょう。
年末調整で使った書類は、その後会社で税務調査を受けたり、税務署から問い合わせがあったりすると見せなければならないため、印鑑が押してないことのないようにしましょう。

シャチハタは年末調整に使える

年末調整の書類は基本的に会社で保管されるため、シャチハタで押印しても問題ありません。ただ会社によっては、より厳格にシャチハタ以外の判子を使うこととしているかもしれません。その場合は会社に指示に従って年末調整の書類を作成するようにしましょう。
日常的に何気なく使っている判子ですが、実印や銀行印にはそれぞれ目的があり非常に重要なものです。年末調整のために実印や銀行印を持ち歩いて、盗難や紛失にあうことのないようにしましょう。年末調整も大事な手続きなのですが、押印はシャチハタや認印で問題ないので、その用途によって使い分けるようにしましょう。

確定申告の準備も進めたい

年末調整がひと段落した後は、確定申告をしなければならない、という方もいるでしょう。

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参考年末調整だけではダメなの?サラリーマンでも確定申告しなければならない場合とは

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