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書類選考の連絡方法は電話?それともメール?正しい対応もあわせて解説します

書類選考の結果を待っている間って、長く感じますよね。
そもそも、書類選考の結果はどのような形で知らされることが多いのでしょうか。
連絡方法のパターンと、連絡を受けた際に失敗しないための正しいマナーも一緒に解説します。

また、書類選考の連絡だけではなく日程調整や条件交渉も行なってくれる転職エージェントもおすすめ。
完全無料で利用でき、煩わしい企業とのやりとり求人情報の検索職務経歴書の作成や添削を代行してくれるので、転職活動をスムーズに進めることができます。

書類選考の連絡は転職エージェントに任せるのも手

転職エージェントでは自分に合った求人情報を紹介すてくれるだけではなく、エージェントが企業との間に入り日程調整や合否の連絡を行なってくれるので、メールのやりとりが選考に影響することがありません。
メールの送り方や電話での対応を気にするストレスがないので、スムーズに転職活動を進めることができますよ。
また多数の転職エージェントと提携している転職サイトも併用すれば、転職エージェントに登録するのと変わらなるサービスが受けられます。
転職エージェントの相性は人によって違うと思いますので転職サイトと転職エージェントの併用をおすすめします。
ここではおすすめの転職サイトと転職エージェントを紹介します。

おすすめの転職サイトNO.1「リクナビNEXT」

毎週1000件を超える新規・更新求人を取り扱っており求人数がトップクラスの転職サイトがこのリクナビNEXT。
転職サイトでありながら400社を超える転職エージェントと提携しています。
サイトに登録すればその中の転職エージェントから数多くのプライベートオファーが届くので転職エージェントに登録するより多くの転職エージェントとの接点を持てます。
冒頭でも紹介したように転職エージェントの相性は個人差が大きいですので一気に多くの転職エージェントと関わりをもてる転職サイトにも登録するのがおすすめです。

リクナビNEXT
サービス種類転職サイト
非公開求人数2万社超
利用者層20代〜30代
得意領域営業・事務・管理
リクナビNEXTの特徴
  • 転職者の約8割がリクナビNEXTを利用している
  • 求人企業や転職エージェントから直接オファーや非公開求人オファーが届く「スカウトサービス」機能が人気
  • 30分かけて自身の強みを分析する「グッドポイント診断」が便利
  • 女性・第二新卒者も就職・転職支援のサポート強化
  • 設備・工事の技能工から小売・外食まで幅広い職種が強み

求人数No1!業界最大手「リクルートエージェント」

1977年創業の老舗の転職エージェントで、これまでに約37万人の転職を実現、転職決定者数は年間3万人と業界トップクラスです。
キャリアアドバイザーによる転職サポートと、登録者専用ページ「Personal Desktop」や企業情報が満載の「AGENT Report」「面接向上力セミナー」とサービスも充実しています。
キャリアアドバイザーが条件交渉や日程調整もしっかりするので、リクルートエージェントを利用して転職した人の6割が転職に年収アップを実現しています。
企業の間に入って充実したサポートしてくれるので安心して任せることができます。

リクルートエージェント
サービス種類転職エージェント
非公開求人数16万件以上
利用者層20代〜40代
得意領域営業・技術職・事務
リクルートエージェントの特徴
  • 転職支援実績No.1の転職エージェント
  • 業界最大級の非公開求人はなんと16万件以上
  • 中国・東南アジア・インドをはじめとした海外企業への転職案件も多い
  • 新卒や未経験から正社員への転職サポートも充実
  • とりあえず転職を始めてみる人におすすめ

初めての転職におすすめな「doda」

利用者の満足度調査では満足度No.1を獲得し、年間18,000人の転職を成功。
キャリアアドバイザーは、キャリアプランのアドバイスをする以外に、希望者にはキャリアアドバイスを行い、長期的に転職活動をサポートします。
面接後は、企業との連絡を行なってくれることはもちろん、評価をフィードバックするので、上手くいかなくても次の面接に活かすことができます。
条件交渉や退職手続きのアドバイスと、入社までしっかりアドバイスをしてもらえるので、初めての転職活動をする人におすすめの転職エージェントです。

転職サイトのdoda
サービス種類求人サイト、転職エージェント
非公開求人数13万件超
利用者層20代〜40代
得意業種営業・マーケティング・エンジニア
dodaの特徴
  • 業界最大級の求人数を誇る転職サイト
  • 年収査定やキャリアタイプ診断、合格診断、レジュメビルダーなどのサポートツールが豊富
  • 職種・業界特化のキャリアコンサルタントの徹底サポート
  • キャリアアップを目指す女性の転職支援のサポート強化
  • 若手から中堅層に圧倒的な支持

親身で転職サポートが武器!「パソナキャリア」

利用者満足度は96%という驚異的な数字を叩き出しているのが株式会社パソナの運営するパソナキャリア。
ベンチャーから大企業まで様々な企業を扱っている中で、際立っているのが充実した転職サポートです。
パソナという会社の社風が「利益よりも社会貢献」を重視していて、社員には「利益優先で、人の人生を不幸にするなんてこと、あってはならない」という言葉を徹底させています。 
これが浸透しているため利用者満足度の高い手厚いサービスが提供できています。
また「パソナキャリア」でしか求人が出ていない独占求人が多いのも特徴です。
親身なサポートを受けたい人にはぜひ登録してほしい転職エージェントです。

パソナキャリア
サービス種類転職エージェント
非公開求人数23,000件以上
利用者層20代〜40代
得意領域営業・事務・管理・エンジニア・技術職
パソナキャリアの特徴
  • 転職者後の年収アップ率は67.1%
  • 取引社数が16,000社以上と転職業界の先駆者だからこその強み
  • 業界特化の専任キャリアアドバイザーが親身に転職活動をサポート
  • 利用者の6割以上が男性だが、最近は女性の転職支援も強化
  • 時間がない方も「スカウトサービス」を使って適した求人通知をもらえる

合格の場合は電話が主流?書類選考結果の連絡方法

書類選考の結果を待つ間に気になるのが、その連絡方法。
どういった形で合否の連絡は来るのでしょうか。

合格の場合は、電話もしくはメールが一般的

書類選考合格の場合は、電話あるいはメールで連絡が来るのが一般的です。
これは、次の選考に関する案内が必要だからというだけでなく、応募者が次の選考へ進むかどうかの意思確認を効率よく行うためでもあります。
意思確認をする上で一番便利なのが電話です。
一度目の電話でつながれば、応募者の意思確認も、ものの5分で終了できますよね。
瞬時に相手に届くメールも、合格連絡としてはよくある手段で、相手の時間帯を気にせずに連絡できるのが大きなメリットです。

不合格の場合は、書面による通知という場合も

一方、残念ながら不合格という場合は、メールでの連絡が一般的になっています。
手間もコストもかからないのが大きな理由です。
また、書面で通知するケースもあります。
他の郵便物に埋もれてしまうことがないよう、ポストの確認も行っておきたいですね。

なお、中には書類選考不合格の場合は「連絡しない」という企業もあります。
その場合は、あらかじめ求人情報で告知されているはずですので、確認しておきましょう。

合否の連絡までは2週間が目安

連絡を待つうえで参考となるのが、書類選考の期間です。
一般に、書類選考期間は、企業に書類が到着してから2週間が目安と言われています。
ただし、これはあくまでも目安にすぎません。
企業の想定以上に応募者が殺到した場合などには、書類選考期間が長引いてしまう事も。
「合格の場合は数日で連絡が来る!」なんて言われることもありますが、まずは2週間を目途に連絡を待ってみましょう。

書類選考結果を受けたらどうする?連絡方法別の対応のポイント

選考結果が不合格の場合は、特に対応は必要ありません。
ご縁がなかったものとして、次の企業にパワーを注ぎましょう。
一方で、ご縁がつながった場合には、失礼がないようにマナーを守った対応が必要です。
連絡方法別に対応のポイントをまとめました。

電話で連絡を受けた場合に注意したい6つのポイント

合格の連絡を電話で受けた場合には、主に以下の6点に注意して、対応しましょう。
慌ててしまわないよう、頭に入れておくことが大切です。

電話に出る前に準備したいこと

ビジネスにおける電話は3コール以内に出るのがマナーです。できるだけ早く出るようにしましょう。
ただし、外出先の場合は、できるだけ静かな場所に移動しながら出るのがポイントです。
あわせて、面接の日程調整が必要となるケースが大半ですので、筆記具とメモの用意も必須です。

次の選考への意欲を伝えること

書類選考合格の旨を伝えられたら、お礼の言葉と次の選考への意欲を見せましょう。
「○○さんにはぜひ面接選考に進んで頂きたいと思っているのですが、よろしいですか?」というように告げられたら、「ありがとうございます。ぜひ面接を受けさせていただければと思います」などという風に答えましょう。
間違えても「はい」という返事だけでは済ませないこと。
明るくハキハキと、意欲を伝えてください。

日程調整について

面接の日程調整をする場合、指定された日で問題ない場合は「その日程でお願い致します」と回答します。
すでに予定がある場合は「申し訳ございません。その日は都合が悪く、参加できません。大変恐縮ですが、他の日程でお願いできないでしょうか。」というのが、上手な回答例です。
この際、先に詫びるのがポイント。
唐突に「ほかの日程はありますか?」と尋ねるのは失礼です。
なお、都合が悪い理由については、詳しく話す必要はありません。

次の選考日時・会場については必ず復唱する

さて、次回選考の日時と場所が決まったら、復唱することを忘れずに。
「○月△日11時に、御社本社ビル5階ですね」というように、復唱するのがマナーです。
思い違いを防ぐことができますし、お互いに安心できます。
持ち物の指定がある場合は「持ち物は、履歴書ですね」というように、あわせて復唱しておきましょう。

お礼の言葉を忘れずに

次の選考の日程が決まったら、最後に「本日はご連絡いただき、ありがとうございました。引続き宜しくお願い致します」などというようにお礼の言葉で締めくくりましょう。
電話を切る際には「失礼します」と一言そえて、相手が切るのを待ってから静かに切るのがマナーです。
間が続くようでしたら、3秒ほど経っていれば、こちらからきっても問題はありません。

不在着信は必ず折り返すこと

電話で連絡を受けた場合に困るのが「不在着信」です。
一度目の電話に出られなかった=不採用なんてことはまずありません。
まずは、落ち着いて折り返し連絡するようにしましょう。

なお、不在着信はこちらからかけなおすのがマナー。
知らない番号でも、企業からの連絡ということがありますので、折り返すようにしましょう。
面接の日程予約は早い者勝ちです。
早い段階で連絡したほうが、日程の候補も多いので何かと有利ですよ。

メールで連絡を受けた場合のポイントは以下の6点

書類選考通過の連絡には、メールもよく使用されます。
メールで連絡を受けた場合は、以下の6つのマナーを守って対応しましょう。

メールが届いたらすぐに返信すること

電話と違って、メールの場合は先方のアクションから、こちらが確認・返信するまでにタイムラグが発生します。
できるだけ早く返信するためにも、こまめにメールチェックを行うのが基本です。

なお、書類選考合格の事実のみを知らせるメールで「次回選考につきましては追って連絡を……」というような場合でも、返信したほうがベター。
もらったメールには返信すると覚えておきましょう。

選考通過のお礼と意欲が分かる文章に

書類選考通過の連絡がきた場合は、メールでも感謝と次の選考への意欲が分かる一文を入れます。
電話と違って、メールでは気持ちが見えにくいので、忘れないようにしてくださいね。
「このたびは、書類選考通過のお知らせを頂き、誠にありがとうございました。ぜひ、面接選考に参加させてください」や「次の選考の機会を頂き、誠にありがとうございます」といった文章でもよいでしょう。

もし、メールの内容が、選考通過の案内のみで次回選考については別途連絡するタイプのものであれば「引続き、宜しくお願い致します」という風に締めくくってOKです。

選考日時・会場は、本文で復唱すること

次の選考日時について、指定された日時で問題がない場合でも、必ず、本文において復唱します。
たとえば、「ご指定の通り、○月△日11時に、貴社本社(住所詳細)に伺います」という風に繰り返しましょう。
持ち物がある場合にも、確認のために記載するとOKです。

選考日程の希望は、複数記載する

一方で、指定された日時に不都合がある場合には、お詫びの言葉を添えて、いくつか日程を提案しましょう。
「大変申し訳ございませんが、ご指定頂いた日程は、都合が悪く参加することができません。以下の日程でご調整頂くことは可能でしょうか」とした上で、第一希望、第二希望と複数の日程を記載しましょう。

また、あらかじめ複数の日程から選択するように指示があった場合にも、第一希望、第二希望というように複数の日程で回答するのがマナー。
メール送付のタイミングによっては、希望の時間帯が既にほかの応募者で決まっていることもあります。
複数挙げることでやり取りを省略することができるのです。

件名は変更しない方がよい

メールで連絡を受けた場合、返信する際には件名の変更はしないのがマナーです。
採用担当者は数多くのメールを日々受け取ります。
その中から優先すべきメールをピックアップして管理していることも多いので、件名が変更されていない方が管理がしやすいのです。
もちろん、件名を変更していなくても失礼には当たりません。

署名を忘れずに挿入すること

ビジネスのメールにおいては、メールの終わりに「署名」を挿入するのがひとつのマナーです。
署名とは、メールの差出人の名前・電話番号・メールアドレスなどをまとめて記載したもの。
もちろん、返信メールでも署名は必須ですので、あらかじめ設定しておくといいですね。

最低限のビジネスマナーをおさえて、気持ちのいい対応を

書類選考通過の連絡を受けた場合、緊張したり、気持ちが舞い上がったりしがち。
まずは紹介したように、基本のビジネスマナーをおさえて、気持ちのいい対応を心がけましょう。
書類選考結果の連絡は次の面接への第一歩。
「なんかこの人良いな」と思われることで、面接の印象もプラスから始めることができますよ。

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