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源泉徴収票なくしたらもう発行してもらえない?源泉徴収票の再発行について解説!

年末の給与明細と一緒に渡される源泉徴収票や退職したときにもらう源泉徴収票、あなたは大事に保管していますか?なくしてしまったけど再発行してもらえるかわからずどうしていいかわからない人は多いのではないでしょうか?源泉徴収票の再発行について解説します。

源泉徴収票の再発行は可能?

サラリーマンで会社で年末調整をしてもらっている人も、医療費控除などで確定申告が必要なこともあります。いざ確定申告をしようとしたけど、源泉徴収票が見当たらない、なんてこともあるかもしれませんね。年の途中で退職した場合は、確定申告の時期まで日数が空くのでどこかに紛失してしまうケースも多いようです。

しかし、万が一源泉徴収票を紛失して見つからなくても心配しなくても大丈夫です。源泉徴収票は再発行してもらえます。会社の経理担当者にお願いすれば源泉徴収票は再発行してもらえます。
退職していても前の職場にお願いすれば再発行してもらえます。従業員情報や給料の情報を管理をちゃんとしている会社であれば、すぐに再発行してもらえるはずです。

源泉徴収票の再発行は会社に依頼しよう

源泉徴収票の再発行をするには、まず発行元への連絡が必要です。会社員であれば、勤務先である会社です。パートやアルバイトなどで複数の会社から給与をもらっている場合は、それぞれの勤務先から働いて得た収入分の源泉徴収票が発行されます。派遣の場合は、勤務先は複数でも給与の支払いを行っているのは派遣会社なので、登録している派遣会社が発行元となります。

源泉仲秋票は所得税に関する書類ですが、市区町村の役所や税務署で発行するものではありません。間違えないよう注意が必要です。会社で源泉徴収票の発行を担当しているのは経理事務なので、その部署の担当者に再発行を依頼します。すでに退職していて、以前の会社の担当者に直接会うのが難しいときは、電話や郵送、メールでの依頼もできます。

過去の源泉徴収票も再発行可能

その年の源泉徴収票ではなく、過去の源泉徴収票の再発行をしなければならないときもあります。所得税の還付を受けるなどのケースで、過去の年分をさかのぼって確定申告する際に必要となってきます。その年の源泉徴収票ですらなくすことがあるのに、2、3年前のものなんてどこにあるかわからないという人もいるでしょう。

過去の分でも再発行の依頼は可能です。労働基準法上は給与関係書類の最低保管期間は3年間なので、3年分の源泉徴収票は出してもらえるはずです。所得税の還付は5年分可能ですが、5年前の源泉徴収票となると経理の担当者と応相談ということになる可能性もあります。

源泉徴収票の再発行に必要な書類とは?

源泉徴収票再発行のために必要な申請書には特に決まった書式はありません。それぞれの会社で独自に作成しています。小さな会社であれば口頭で依頼するだけで申請書が不要な場合もあるでしょう。

担当者に再発行を依頼して申請書が渡されたのであれば、指示に従って記入します。記載する項目は、氏名や住所、再発行したい源泉徴収票の発行年度などです。源泉徴収票の再発行で添付書類が必要になることはあまりありませんが、会社によっては社内の規則で定められていることもあります。念のために他に必要となる書類がないか尋ねておく方がよいでしょう。

源泉徴収票再発行の手数料とは?

源泉徴収票の再発行では、手数料は基本的には必要ありません。しかし、これも会社によって違い絶対とはいえません。経理事務を税理士事務所などの外部に委託している場合など、再発行のつど手数料が掛かることもあります。

再発行に手数料がかかる理由としては、年末調整の結果、従業員に発行される源泉徴収票は会社の義務なので無料ですが、再発行で経理事務に支払わなければならない手数料は発行を依頼する人の責任になると考えられることがあるためです。これは会社にもよるので、経理事務が外部委託だと必ず手数料が発生するものでもありません。手数料の有無も、申請するときに確認しておきましょう。

源泉徴収票再発行にかかる時間とは?

源泉徴収票の再発行にかかる時間はその会社によるので一概にはいえません。申請書を不備なく提出できれば、さほど時間はかからないはずです。その会社の経理事務の業務によっては、即日発効されることもあります。しかし、外部委託していたり、会社の本部で一括して管理していたりすると再発行までに数日掛かることがあります。

また、再発行された源泉徴収票が手渡されるとも限りません。郵送するところもあり、その分、届くまでに日数が必要となります。源泉徴収票の再発行をしなければならないときには、日数に余裕をもって依頼するようにしましょう。もし提出先の期日がせまっているなら、何日までに必要だと担当者に話しておく必要がありますね。

源泉徴収票の再発行を断られたら

源泉徴収票の再発行を依頼しても会社側に拒否される場合が稀にあるようです。源泉徴収票を従業員に発行するのは、所得税法で決められた給与に支払者の義務ですから、本来なら拒否されることはないのですが、すでに発行しているという理由で断られることもなくはありません。

もし、源泉徴収票の再発行を断られたときは、税務署に相談しましょう。税務署に相談すると、税務署から会社に対して「源泉徴収票不交付の届出書」という書類が送られ、税務指導が行われます。届出書は、最寄りの税務署でもらうかインターネット上からダウンロードできます。その届出書に必要事項を記入します。記載内容は、届け出をする人間と源泉徴収票の発行を拒んでいる会社の名前や住所、勤続期間などです。そして、明細書のコピーを添付し税務署に提出します。手数料は掛かりません。

この方法を取れば、再発行されないということはまずありません。会社が倒産しているなどの理由で再発行してもらえないときでも、届出書を出すことで対応できる場合があります。会社の会計記録は、倒産しても保管しなければならないことになっています。この届出書を出すことで税務署を通して経理事務担当者に働きかけることができるのです。

源泉徴収票の再発行後の再発行

なんとか会社に源泉徴収票の再発行してもらったあとに、また源泉徴収票をどこかに提出しなければならないという事態が起こることがあります。確定申告では源泉徴収票の原本を添付して書類を提出しなければなりません。そのような手続きが複数発生した場合など源泉徴収票が何通も必要になります。

経理事務担当者に何度も再発行を依頼することに申し訳なく、何度も再発行してもらえるか不安に感じるかもしれませんが、源泉徴収票の発行枚数に制限はありません。依頼すれば、何回でも再発行してもらえるものです。

ただ、源泉徴収票は必ず原本を提出しなければならないわけではありません。提出先によっては、コピーでも可のところもあります。源泉徴収票を提出しなければいけないときは、説明をよく読んでコピーで対応できるか確認しましょう。そうすれば担当者に余計な手間を掛けさせずにすみ、自分の負担も最小限に抑えられます。

源泉徴収票の再発行の理由を聞かれたら

源泉徴収票を再発行する際に、会社側からその理由を聞かれることがあるかもしれません。住宅ローンの申請など、プライベートに関わることで再発行してもらいたいときには言いたくない人もいるでしょう。源泉徴収票の再発行で理由を話したり、申請書に記載したりする必要があるとは、法律では決められてはいません。再発行の理由を聞いたり申請書に記載させるのは、あくまでその会社の方針です。ですから、デリケートな理由があって答えたくないなら、答える義務ありません。

しかし、会社に再発行の理由を聞かれて答えないということは、なかなかできないものです。会社によっては、理由を言わないために再発行を断られる可能性もなくはありません。そのような場合は、くわしく説明せず、紛失した、控除のために必要などといった、大まかな理由を話しておきましょう。

源泉徴収票の再発行のまとめ

源泉徴収票をなくしたと思ってもあわてなくて大丈夫、再発行できることがお分かりいただけたでしょうか。源泉徴収票は、それほどサイズが大きくない書類です。また、渡されるのが年末のあわただしい時期であるために、ついどこかにまぎれて紛失してしまうこともあるかもしれません。紛失しないことがベストですが、うっかりは誰にでもありますね。

そのようなときに源泉徴収票の再発行方法を知っていると、万一の場合に慌てなくてすみます。源泉徴収票は所得と納税に関する書類なので、意外と必要になる場面が多い書類なのです。再発行はそれほど手間が掛からず、枚数制限もありません。もし申請でトラブルが起きても、担当者や税務署などに問い合わせて対処すればほとんどが解決できます。源泉徴収票をなくしてしまっても焦らずに、再発行の手続きを落ち着いて行いましょう。

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